Opel Projektbau GmbH

Herausforderung

Die Opel Projektbau GmbH plant, baut und verwaltet große Einzelhandelsimmobilien. Zu den Kunden zählen Netto, Penny und Rewe. Das 20-köpfige Team arbeitet in diesen Großprojekten mit zahlreichen Unternehmen wie etwa Architekturbüros und Handwerksbetriebe zusammen. Das bedeutet: viel Kommunikation – und vor allem viele Dokumente: Verträge, Entwürfe, Genehmigungen, Bauanträge, Grundrisse, Pläne, Statik – gerade im Bauwesen fällt eine Vielzahl an teils umfangreichen Dokumenten an.

Bevor Scopevisio Documents zum Einsatz kam, waren die Bauleiter mit Unmengen an Papier von Projekt zu Projekt unterwegs. Auf den Baustellen fuhren sie im Kombi vor – im Kofferraum mehrere Kunststoffwannen voller Aktenordner und Baupläne. Das war nicht nur mühsam, sondern oft auch ineffizient, da oft genau die Informationen, die benötigt wurden, fehlten oder Pläne sich zwischenzeitlich geändert hatten.

Nutzen

Digitale Bauakte mit gleichbleibender Ordnerstruktur

Für eine effiziente Bauabwicklung hat Opel Projektbau eine Struktur ausgearbeitet, die für jedes einzelne Bauprojekt in Scopevisio Documents angelegt wird. Für jedes Projekt existiert eine Sammlung. Diese umfasst folgende Ordner:

• Baustelleninformationen
• Kalkulation
• Mieter
• Planung
• Erschließung
• Gewerke
• Internes
• Bilder / Videos
• Nachkalkulation
• Revision

Bis auf den Planungsordner handelt es sich um Ordner, auf die nur die eigenen Mitarbeitenden Zugriff haben. Zu den genannten Ordnern existieren weitere Ebenen an Unterordnern.

Zusammenarbeit mit Externen

Anders als die anderen Ordner ist der Ordner „Planung“ ist auch für Externe, also für Planer, aber auch für den Kunden, freigegeben. Externe Planer können in diesen Ordner ihre neuen Planstände selbständig einstellen.

Einzelne Dokumente können auch über sogenannte externe Links geteilt werden. Dazu ist kein Login der anderen Person nötig. Sie klickt einfach auf den Link und kann das Dokument sehen und herunterladen.

Wichtige Funktionen für das Bauwesen

• Rechtemanagement:

  Zugriffsrechte können angefangen bei den Ordnern hin zum einzelnen Dokument individuell eingestellt werden. Zusätzlich können diese Rechte zeitlich limitiert werden, was Opel zum Beispiel in der Angebotsphase nutzt.

• Versionierung:

  Es wird immer die aktuelle Dokumentenversion bereitgestellt. Allerdings können auch alte Versionsstände abgerufen werden. Gerade bei den Grundrissen gibt es viele „Evolutionsstufen“. Da ist es sinnvoll, diese auch nachvollziehen zu können. Das ist zum Beispiel von Vorteil, wenn es zu Diskussionen bei der Ausführung kommt.

• Kommentarfunktion:

  An den Plänen können Kommentare zu Änderungen hinterlegt werden. So können Informationen zu den Planständen einfach an alle Beteiligten verteilt werden.

• Volltextsuche:

  Da alle Dokumente strukturiert abgelegt sind, lassen sie sich leicht wiederfinden. Dabei kann auch die Volltextsuche (OCR) helfen, die über Stichwörter direkt die richtigen Dokumente findet.

Raumbücher als QR-Code hinterlegt

Zu den einzelnen Räumen eines Bauvorhabens existieren sogenannte Raumbücher mit genaueren Ausführungsdetails, zum Beispiel zu Maler-, Elektro- oder Fliesenarbeiten. Zu jedem Raumbuch erstellt Opel einen QR-Code. Dieser wird in die Baupläne eingefügt. Zusätzlich wird er ausgedruckt und im betreffenden Raum auf der Baustelle ausgehängt.