Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) kann erhebliche Vorteile in Bezug auf Zeitersparnis und Effizienz bringen. Laut einer Studie der AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung kann die Bearbeitungszeit bei der Verwendung eines DMS um beeindruckende 50-90 % reduziert werden. Das bedeutet, dass Aufgaben, die zuvor mehrere Stunden oder sogar Tage in Anspruch genommen haben, mit einem DMS in einem Bruchteil der Zeit erledigt werden können.

Ein solch drastischer Rückgang in der Bearbeitungszeit hat nicht nur den Vorteil der Zeitersparnis an sich, sondern kann auch die Servicequalität gegenüber den Kunden erheblich verbessern. In einem Geschäftsumfeld, in dem schnelle Reaktionszeiten und Effizienz oft mit erhöhter Kundenzufriedenheit einhergehen, kann ein DMS daher einen deutlichen Wettbewerbsvorteil darstellen.

Zudem geht die Implementierung eines DMS häufig mit einer Überarbeitung und Optimierung bestehender Prozesse einher. Dies bedeutet, dass nicht nur Dokumente effizienter verwaltet werden, sondern auch die zugrunde liegenden Geschäftsprozesse gestrafft und verbessert werden. Die Studie deutet darauf hin, dass Unternehmen im Durchschnitt eine Verringerung der Arbeitsschritte um 10-40 % erwarten können. Dies führt nicht nur zu einer schnelleren Bearbeitung von Vorgängen, sondern oft auch zu einer verbesserten Qualität der gesamten Vorgangsbearbeitung.

Zusammengefasst lässt sich also sagen, dass ein DMS nicht nur eine erhebliche Zeitersparnis mit sich bringt, sondern auch die Prozesseffizienz und -qualität in Unternehmen signifikant steigert, wodurch letztlich auch der Kundenservice profitiert.

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in einem Unternehmen sollte immer unter Berücksichtigung der geltenden Gesetze und Vorschriften erfolgen. Eine besonders relevante Regelung in diesem Zusammenhang sind die GoBD-Richtlinien. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese Richtlinien sind von zentraler Bedeutung, wenn es darum geht, wie unternehmensrelevante Dokumente digital erfasst, bearbeitet und archiviert werden müssen.

Die GoBD legt fest, wie die Integrität, Authentizität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit von elektronisch gespeicherten Dokumenten sichergestellt werden muss. Dies beinhaltet sowohl die Art und Weise der Digitalisierung von physischen Dokumenten als auch die Art der Speicherung, den Zugriff und die Aufbewahrung von bereits digital erstellten Dokumenten. Unternehmen, die gegen diese Grundsätze verstoßen, riskieren nicht nur rechtliche Konsequenzen, sondern können auch ihre Buchführungspflichten verletzen, was in bestimmten Fällen zu steuerlichen Nachteilen führen kann.

Glücklicherweise gibt es spezielle Softwarelösungen, die auf diese Anforderungen zugeschnitten sind. Unsere zertifizierte und revisionssichere Software ist ein Beispiel dafür. Mit ihrer Hilfe können Sie sicherstellen, dass Sie alle Anforderungen der GoBD erfüllen und gleichzeitig Ihre unternehmensinternen Prozesse effizient gestalten. Dies gibt Ihnen nicht nur die Sicherheit, gesetzeskonform zu arbeiten, sondern ermöglicht es auch, den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer digitalen Dokumentenverwaltung zu ziehen.

Die Frage der Aufbewahrungsdauer von Dokumenten in einem Unternehmen ist von zentraler Bedeutung und wird durch verschiedene rechtliche Vorgaben geregelt. In Deutschland sind insbesondere die GoBD, das HGB (Handelsgesetzbuch), die AO (Abgabenordnung) und die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) die zentralen Regelwerke, die den Aufbewahrungsumfang und die -dauer von Unternehmensunterlagen bestimmen.

Aufbewahrungspflicht für 6 Jahre: Hierzu zählen beispielsweise Lieferscheine, Mahnungen, Geschäfts- und Handelsbriefe. Dies bedeutet, dass solche Dokumente nach Abschluss des Geschäftsjahres, in dem sie entstanden sind, für weitere sechs Jahre aufbewahrt werden müssen, bevor sie vernichtet werden können.

Aufbewahrungspflicht für 10 Jahre: Diese Kategorie umfasst insbesondere Dokumente wie Buchungsbelege, Bankbelege, Bilanzen und Geschäftsberichte. Nach dem Ende des Geschäftsjahres, in dem diese Belege und Dokumente entstanden sind, müssen sie für eine weitere Dekade sicher und geordnet aufbewahrt werden.

Im Personalwesen gibt es zusätzlich zu den oben genannten Fristen auch spezifischere und längere Aufbewahrungspflichten. Ein Beispiel hierfür sind Ansprüche im Bereich der Altersvorsorge in Bezug auf eine Pensionskasse. In diesem Fall müssen relevante Unterlagen sogar für einen Zeitraum von 30 Jahren aufbewahrt werden.

Es ist wichtig zu betonen, dass die Nichtbeachtung dieser gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu ernsthaften rechtlichen Konsequenzen führen kann. Daher sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie über geeignete Systeme und Verfahren verfügen, um diese Fristen einzuhalten und gleichzeitig den Datenschutzanforderungen, insbesondere durch die DSGVO, gerecht zu werden. Ein effizientes Dokumentenmanagementsystem (DMS) kann dabei eine wertvolle Unterstützung bieten.

Ja, die Anpassung des genutzten Systems an Ihre individuellen Bedürfnisse ist jederzeit möglich. Sollten Sie feststellen, dass Sie mehr Speichervolumen oder zusätzliche Module benötigen, können Sie diese problemlos hinzubuchen.

Allerdings gibt es einige wichtige Dinge zu beachten. Wenn Sie sich dazu entschließen, das Funktionspaket herunterzustufen, also auf ein Paket mit weniger Funktionen zu wechseln, dann verlieren Sie den Zugang zu einigen Funktionen, die im vorherigen, umfangreicheren Paket enthalten waren. Das bedeutet, dass bestimmte Dienste oder Funktionen, die Sie zuvor genutzt haben, dann nicht mehr verfügbar sind.

Bei der Auswahl des für Sie passenden Funktionspakets oder eines Profi Add-On sollten Sie auch beachten, dass das ausgewählte Paket für alle Benutzer Ihres Systems einheitlich gelten muss. Das bedeutet konkret, dass es nicht möglich ist, innerhalb eines Systems verschiedene Funktionspakete für unterschiedliche Benutzer zu nutzen. Jeder Benutzer innerhalb des Systems hat also Zugriff auf dieselben Funktionen und Dienste, abhängig von dem von Ihnen gewählten Paket.

Insgesamt bietet das System also eine hohe Flexibilität, um auf veränderte Bedürfnisse und Anforderungen zu reagieren. Es ist jedoch wichtig, die genannten Punkte zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass alle Benutzer weiterhin die benötigten Funktionen nutzen können und es zu keinen unerwarteten Einschränkungen kommt.

Bei der Wahl Ihres Funktionspakets stehen Ihnen sowohl monatliche als auch jährliche Laufzeiten zur Verfügung. Es ist wichtig zu betonen, dass alle Benutzer des Systems die gleiche Laufzeit haben müssen, eine gemischte Auswahl ist nicht zulässig.

Wenn Sie sich für die monatliche Laufzeit entscheiden, beginnt diese sofort nach Abschluss des Kaufprozesses. Für den ersten Monat, den sogenannten „Rumpfmonat“, zahlen Sie nur für die Tage, die bis zum Monatsende verbleiben. Danach wird der Vertrag automatisch jeden Monat verlängert. Sie haben die Möglichkeit, mit einer Kündigungsfrist von 14 Tagen zum Monatsende zu kündigen. Veränderungen, wie zum Beispiel ein Wechsel des Funktionspakets oder der Übergang zur jährlichen Laufzeit, sind monatlich möglich. Administratoren haben zudem die Flexibilität, Nutzer jederzeit hinzuzufügen oder zu entfernen. Nach dem „Rumpfmonat“ werden jedoch volle Monate für alle Nutzer berechnet, unabhängig vom Datum der Änderung. Die Zahlung erfolgt jeweils monatlich im Nachhinein.

Für diejenigen, die die jährliche Laufzeit bevorzugen, startet diese am ersten Tag des nächsten Monats nach dem Kaufabschluss und dauert insgesamt ein Jahr. Anschließend wird der Vertrag automatisch um ein weiteres Jahr verlängert. Sie können mit einer Frist von 14 Tagen zum Laufzeitende kündigen. Innerhalb dieses Jahres ist es möglich, die Anzahl der Nutzer zu erhöhen, jedoch nicht zu verringern oder das Paket zu downgraden. Die Zahlung für das ganze Jahr erfolgt im Voraus, ebenso wie die Zahlung für zusätzlich hinzugebuchte Benutzer. Ein Wechsel zu einem höherwertigen Funktionspaket ist jedoch monatlich möglich.

Es ist von Vorteil, die Laufzeit zu wählen, die Ihren betrieblichen Anforderungen am besten entspricht, und sich dabei stets der zugehörigen Kündigungs- und Abrechnungsmodalitäten bewusst zu sein.