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Christliches Krankenhaus Quakenbrück gemeinnützige GmbH

30.000 Rechnungen im Jahr effizient verarbeiten

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Herausforderung

  • Digitalisierung in der Finanzbuchhaltung vorantreiben
  • Rechnungsworkflow mit Prüfung und Freigaben auch ohne tiefe Buchhaltungskenntnisse
  • Vermeidung von Medienbrüchen und Informationsverlusten zwischen verschiedenen Systemen

Herausforderung

Das Christliche Krankenhaus Quakenbrück (CKQ) ist ein Krankenhausverbund, der an zwei Standorten 571 Planbetten bietet. Allein am Standort Quakenbrück gehen jährlich über 30.000 Rechnungen ein. Für deren Verarbeitung und Speicherung ist nicht nur eine moderne Finanzbuchhaltungssoftware notwendig, sondern auch ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem inklusive Rechnungsworkflow. Um Medienbrüche zu vermeiden, sollten Fibu und DMS nahtlos verbunden werden.

Unser Leiter Finanzbuchhaltung hatte den Wunsch, dass wir auch in der Buchhaltung stärker in Richtung Digitalisierung gehen. Wichtig war uns der ortsunabhängige Zugriff, damit wir nicht zwischen den Büros hin- und herlaufen müssen.“

Matthias Bitter

Geschäftsführer

Matthias Bitter

Lösung

  • Scopevisio Documents als rechtssicheres Dokumentenarchiv
  • Erweiterung „Invoice“ für den optimierten Rechnungsworkflow
  • Nahtlose Anbindung des DMS an die E+S Finanzbuchhaltung und andere Systeme

Lösung

Mit Scopevisio Documents und der Erweiterung Invoice hat das Christliche Krankenhaus Quakenbrück eine ösung für die effiziente Eingangsrechnungsverarbeitung mit Prüfung, Freigabe und Archivierung gefunden. Dank der nahtlosen Anbindung des DMS an die Finanzbuchhaltung müssen keine Daten manuell übertragen werden. Dadurch werden Datenverluste und Inkonsistenzen vermieden. Prüfung und Freigabe können viel schneller und zuverlässiger erfolgen, was auch Skontovorteile sichert.

Die Gefahr von Skontoverlusten besteht nicht mehr, weil alle Zuständigen an die Prüfung und Freigabe erinnert werden. Insgesamt wurde der Workflow deutlich verbessert. Der klassische „Beamtendreikampf“ mit Lochen-Heften-Ablegen ist heute Geschichte.“

Matthias Bitter

Geschäftsführer

Christliches Krankenhaus Quakenbrück gemeinnützige GmbH

“Auch für die Fachkräftegewinnung wird es immer wichtiger, dass man ein modernes, innovatives Arbeitsumfeld schafft”

Matthias Bitter

Geschäftsführer

Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche

DMS

Dokumentenmanagement
Invoice

Workflow
Contract

Workflow
HR

Workflow
Editor

Workflow

Nutzen

Wir sind verpflichtet, unsere Dokumente rechtssicher zu archivieren. Das hat sich mit der Software von Scopevisio deutlich vereinfacht. Papierarchive konnten wir teilweise abschaffen.“

Matthias Bitter

Geschäftsführer

Nutzen

Datensicherheit

Statt Dokumente auf eigenen Servern zu speichern, liegen diese nun auf Servern der Scopevisio. Für Schönian & Brühne bedeutet das ein zusätzliches Plus an Datensicherheit: „Wir können nun ein Stück sicherer durch den Alltag gehen“, so die Geschäftsführer. Mit Scopevisio Documents sind alle Daten sicher, permanent verfügbar und in Deutschland archiviert. Scopeviso nutzt modernste Rechenzentren der Telekom-Tochter T-Systems. Mehrfach am Tag wird ein verschlüsseltes Backup erstellt/gespeichert

Datensicherheit und Datenschutz

Laufend sind Krankenhäuser mit neuen gesetzlichen Anforderungen konfrontiert. Gerade in Gesundheitswesen sind hohe Auflagen zu erfüllen, was Datenschutz und Datensicherheit anbetrifft. Mit Scopevisio Documents sind alle Dokumente sicher, permanent verfügbar und verschlüsselt auf Servern in Deutschland gespeichert. Dokumente können somit GoBD- und DSGVO-konform archiviert werden. Modernste Sicherheitstechnologien sorgen für Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität.

Vorteile der Cloud

Quakenbrück Papierarchive teilweise abschaffen konnte, was den Platzbedarf deutlich minimiert hat.

Auch können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung mit der cloudbasierten Software problemlos von zuhause arbeiten. Das macht das CKQ als Arbeitgeber attraktiv. „So können wir weiter Fachkräfte gewinnen, auf die wir ganz dringend angewiesen sind,“ erläutert Bitter.

Einführung der Software

Über einen Zeitraum von sechs Monaten wurde das DMS samt Invoice-Erweiterung eingeführt. Wichtig war es dem Geschäftsführer, die Anregungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter miteinzubeziehen. So konnten Vorgehalte gegenüber den anstehenden Veränderungen bei althergebrachten Prozessen ausgeräumt werden.

Fazit des Geschäftsführers

„Mit Scopevisio Documents fühlen wir gut aufgestellt und bereit dafür, die Herausforderungen der Zukunft zu meistern.“

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Christliches Krankenhaus Quakenbrück gemeinnützige GmbH

Über Christliches Krankenhaus Quakenbrück

Das Christliche Krankenhaus Quakenbrück (CKQ) ist ein Krankenhausverbund mit zwei Standorten (Quakenbrück und St. Anna Klinik Löningen). Die Einrichtungen bieten an den beiden Standorten 571 Planbetten, wovon 24 tagesklinische Plätze sind. Jährlich versorgen versorgt das CKQ mehr als 18.000 stationäre und 60.000 ambulante Patienten. Mit über 1600 Beschäftigten ist die Klinik der größte Arbeitgeber in der Region. Sie ist außerdem ist Akademisches Lehrkrankenhaus sowohl der Universität Oldenburg als auch der Medical School Groningen.

Die Christliche Krankenhaus Quakenbrück gemeinnützige GmbH ist eine ökumenische Einrichtung, die von den Beteiligungsgesellschaften bürgerlichen Rechts der evangelischen und katholischen Kirchengemeinden der Region getragen wird. Seit 1977 führt das CKQ die Traditionen des Evangelischen Krankenhauses Bethanien (gegr. 1865) und des katholischen Borromäus-Krankenhauses (gegr. 1886) fort. Das Leitbild des Krankenhauses betont die ganzheitliche Sicht auf den Menschen als Einheit aus Körper, Geist und Seele.